Viele Freiberufler arbeiten von zu Hause aus, daneben pendeln immer mehr Beschäftigte zwischen Büro und Homeoffice. Die Kosten, die für ein Arbeitszimmer in Haus und Wohnung entstehen, können steuerlich geltend gemacht werden. Um wirklich von einer Steuerersparnis zu profitieren, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Wer kann ein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen?
Wer von ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeitet, möchte die Kosten für dieses Arbeitszimmer gerne von der Steuer absetzen. In bestimmten Fällen ist das auch möglich. Der Gesetzgeber gibt die Option, die Kosten für das Arbeitszimmer als Betriebsausgaben bei Selbständigen und Freiberuflern oder als Werbungskosten bei allen übrigen Personen in der Einkommensteuererklärung anzugeben. Wenn für das berufliche oder betriebliche Wirken kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, ist der abzugsfähige Betrag mit 1250 Euro pro Jahr gedeckelt. Das trifft zum Beispiel auf Lehrer zu, denen in der Schule kein Schreibtisch zur Verfügung steht oder Außendienstmitarbeiter, die keinen Büroraum in ihrem Unternehmen nutzen. Die Kosten sind unbegrenzt von der Steuer absetzbar, wenn ein Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt. In diese Gruppe fallen die reinen Heimarbeiter, Schriftsteller, Musiker und bildende Künstler, Journalisten, aber auch Steuerberater. Wer nur an zwei Tagen pro Woche Homeoffice macht, kann die Kosten nicht absetzen. Komplett schlechte Karten hat, wer seinen Arbeitsbereich in der eigenen Wohnung oder im Haus nicht ausschließlich privat nutzt. Das bedeutet, die private Nutzung des Raumes darf zehn Prozent nicht übersteigen. Auch eine abgeteilte Arbeitsecke im Wohnzimmer kann nicht als Arbeitszimmer von der Steuer abgesetzt werden, genauso wie ein Durchgangszimmer, das als Homeoffice eingerichtet wurde.Der Bundesfinanzhof hat in einem Grundsatzurteil im Jahr 2016 entschieden, dass Kosten für diese Art Arbeitszimmer auch nicht anteilig steuerlich geltend gemacht werden dürfen. (Az. GrS 1/14).
Ausstattung für das Arbeitszimmer ist voll abzugsfähig
Bei der Summe von 1250 Euro handelt es sich um den Höchstbetrag, der absetzbar ist und nicht um eine Pauschale. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Kosten für das Arbeitszimmer, die anteilig absetzbar sind und voll abzugsfähigen Posten in der Steuererklärung. Wer sein Arbeitszimmer gerade einrichtet, kann diese Kosten steuerlich komplett geltend machen. Voll abzugsfähig sind nicht nur Tapete und Bodenbelag, sondern alle Aufwendungen die Ausstattung betreffend. Allerdings bestehen Ausnahmen bei der Dekoration. Kunstgegenstände, die nur dem Schmuck dienen, werden vom Fiskus nicht anerkannt. Das gilt auch für Blumen oder Poster. Findet jedoch am Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden regelmäßig Besucherempfang statt, können derartige Kosten ebenfalls angegeben werden, um die Steuerlast zu verringern. Das gilt auch für Erfrischungen und Kekse, die Kunden angeboten werden, inklusive Gläser und Geschirr.
Arbeitsmittel richtig steuerlich absetzen
Arbeitsmittel können immer abgesetzt werden, wenn sie so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Schreibtisch, Regal, Drucker und PC können als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort abgesetzt werden, wenn der Kaufpreis 952 Euro brutto oder 800 Euro netto nicht übersteigt. Kostet die Büroeinrichtung für Zuhause mehr, müssen die Anschaffungskosten auf die Nutzungsdauer verteilt werden. So legt die „Afa-Tabelle für Allgemein verwendbare Anlagegüter“ fest, dass Büromöbel eine Nutzungsdauer von 13 Jahren haben. Hat eine Schrankkombination 1300 Euro gekostet, können jährlich 100 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Wurde der Schrank jedoch erst im Juli angeschafft, sind es für dieses Steuerjahr nur 50 Euro, der volle Betrag ist nur bei einem Kompletten Kalenderjahr absetzbar. Wer seine Büroausstattung für das Homeoffice gebraucht kauft, zieht das Alter von der Nutzungsdauer ab und verteilt den Kaufpreis auf die verbleibende Zeit. Kaufbelege müssen über die gesamte Abschreibungsdauer aufbewahrt werden. Arbeitsmittel können immer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das gilt auch dann, wenn das Finanzamt einen Raum nicht als Arbeitszimmer anerkennt.
Gebäudekosten können anteilig abgesetzt werden
Auch Kosten, die für das Gebäude oder die Wohnung anfallen, in der sich das Arbeitszimmer befindet, können von der Steuer bis zu einem bestimmten Grad abgesetzt werden. Dazu zählen anfallende Kosten für Reinigung, Energie, Wasser, aber auch Nebenkosten für das Gebäude und das Grundstück. Hinzu kommen die Gebühren für Müllabfuhr, den Schornsteinfeger und Versicherungen wie zum Beispiel die Gebäudeversicherung. Auch Schuldzinsen, die zur Finanzierung einer Immobilie aufgebracht werden, fallen in diese Kategorie. Die Berechnung kann ganz einfach über die Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtfläche mit folgender Formel ermittelt werden:
„Arbeitszimmerfläche“ geteilt durch „Gesamtwohnfläche inklusive Arbeitszimmerfläche“ x 100 = Steuerlich absetzbarer Anteil für das Arbeitszimmer.
Für eine Wohnung mit einer Grundfläche von 120 qm und einem Arbeitszimmer mit der Größe von 15 qm ergibt sich: 15qm geteilt durch 120 qm x 100 =12,5. Das bedeutet, 12,5 Prozent der Kosten, die für und rund um das Gebäude anfallen, können für das Arbeitszimmer steuerlich geltend gemacht werden. Werbungskosten für das Arbeitszimmer werden in der Steuererklärung auf Seite zwei in der Anlage N eingetragen.
Je nach Beruf gibt es noch mehr Steuervorteile
Auch ein Arbeitszimmer kann in die Jahre kommen. Alle Kosten, die dem Erhalt und der Modernisierung des Arbeitsplatzes daheim dienen, sind abzugsfähig. Das beinhaltet Reparaturen, aber auch Renovierungen. Führen Handwerker die Arbeiten durch, kann auch deren Lohn von der Steuer abgesetzt werden. Wer Dienstleistungen rund ums Arbeitszimmer in Auftrag gibt, sollte jedoch immer eine Rechnung verlangen und die Bezahlung per Überweisung tätigen. Barzahlungen erkennt der Fiskus nicht an. Bestimmte Berufsgruppen haben noch mehr Möglichkeiten, die Ausstattung ihres Arbeitszimmers von der Steuer abzusetzen. Manche betreffen nur bestimmte Tätigkeitsfelder. So zählen die Ausgaben, die ein Berufsmusiker für seine Instrumente oder den Notenständer hat, ebenfalls zur Ausstattung des Arbeitszimmers und sind demnach abzugsfähig. Die Liegen von Therapeuten gehören ebenfalls in diese Kategorie. Fallen für bestimmte Anschaffungen rund um das Arbeitszimmer Zinsen an, können diese ebenfalls berücksichtigt werden. Entsprechende Belege sollten daher vorhanden sein.
Bei geteiltem Arbeitszimmer erfolgt der Abzug personenbezogen
Nicht immer lassen es die Räumlichkeiten zu, dass jeder ein Arbeitszimmer für sich alleine hat. Teilt sich ein Ehepaar den Raum, kann jeder seine Aufwendungen von der Steuer absetzen, solange die Voraussetzungen für einen Abzug vorliegen. Das gilt auch, wenn in dem Zimmer nur ein Schreibtisch steht und die Eheleute zeitversetzt arbeiten. Der gedeckelte Betrag von 1250 Euro gilt dann auch nicht für ein Paar zusammen, sondern gemäß einer Entscheidung des Bundesfinanzhofes im Dezember 2016 für jeden separat (Az.: VI R 53/12).